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기록관 규정

 
경상대학교 기록관 운영 규정



[시행 2015.10.28] [경상대학교학교규정 제1338호, 2015.10.28, 제정]


 

 

제1조 (목적) 이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "법"이라 한다) 제13조 및 같은 법 시행령(이하 "시행령"이라 한다) 제10조, 같은 법 시행규칙(이하 "시행규칙"이라 한다) 제2조에 따라 경상대학교 기록관(이하 "기록관"이라 한다)을 설치하고 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.


제2조
(적용범위) 이 규정은 경상대학교(이하 "본교"라 한다) 모든 산하 기관의 기록물에 적용하며, 기록관 운영에 관하여는 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 따른다.


제3조
(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.
1. "기록물"이란 본교의 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문 서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.
2. "기록물관리"란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.
3. "기록관"이란 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고, 열람공간, 전시공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.
4. "기록물관리 전문요원"이란 법 제41조 및 시행령 제78조의 자격을 갖춘 자로 대학의 기록물의 체계적·전문적 관리를 위하여 기록관리 업무를 총괄하는 자를 말한다.
5. "처리과"란 문서의 접수·발송 및 업무처리를 담당하는 대학본부, 단과대학, 일반·전문·특수대학원, 지원·부속시설 및 연구시설의 각 과·팀, 행정실 등을 말한다.
6. "전자기록생산시스템"이란 「행정업무의 효율적 운영에 관한 규정」제3조 제10호부터 제12호까지의 규정에 따른 전자문서시스템, 업무관리시스템, 행정정보시스템을 말한다.
7. "기록관리시스템"이란 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.


제4조
(조직 및 구성)
① 기록관은 사무국 총무과 소속으로 하고, 기록관장은 총무과장이 된다.

② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원과 기록물 정리·기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전담인력을 배치하여야 한다.

③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.


제5조
(주요업무 및 업무분장)
① 기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.
1. 기록물관리에 관한 기본계획의 수립·시행
2. 기록물의 수집·이관·관리·보존 및 활용
3. 기록물분류기준표의 관리
4. 기록물생산현황 취합 및 중앙기록물관리기관으로의 통보
5. 국가적 보존가치가 높아 중앙기록물관리기관이 지정한 주요기록물의 이관
6. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리
7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리
8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기
9. 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류
10. 기록물 서고 관리
11. 기록물 정수점검 및 실태조사
12. 기록물관리 지도·교육 운영계획의 수립 및 시행
13. 처리과 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원
14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립
15. 기록관의 시설 및 장비관리
16. 기록관리시스템의 설치 및 운영
17. 보존가치가 높은 주요 기록물 및 비전자기록물의 매체 수록
18. 보존기록물의 열람·편찬·전시·홍보 등 기록정보서비스 제공
19. 대학사료의 평가·수집·정리·보존 및 활용 등에 관한 사항

20. 보존기록물에 대한 통계의 작성·관리

21. 그 밖에 기록물관리에 관하여 필요한 사항

② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.


제6조
(운영위원회)
 ① 기록관 운영 및 기록물관리에 관한 중요한 사항을 심의하기 위하여 운영위원회(이하 "위원회"라 한다)를 둔다.

② 위원회는 위원장을 포함한 10명 이내의 위원으로 구성하고, 위원장은 기록관장이 된다.

③ 위원은 기록물 또는 사료에 관한 지식과 경험이 풍부한 본교 교직원 중에서 기록관장의 추천으로 총장이 임명하고, 임기는 2년으로 하며 연임할 수 있다.

④ 위원회의 사무를 지원하기 위하여 위원회에 간사를 두며, 간사는 기록관 소속 직원 중에서 기록관장이 지정한다.

⑤ 위원회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.

1. 기록관의 제규정 제·개정 및 폐지

2. 기록관 운영에 필요한 사업 및 예산에 관한 사항

3. 그 밖에 위원장이 기록물 관리와 관련하여 심의에 부치는 사항

⑥ 위원회의 회의는 위원장이 소집하며, 재적위원 과반수의 출석으로 개회하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.


제7조
(기록물평가심의회)
① 기록관장은 보존 중인 기록물의 평가 및 폐기를 위하여 외부전문가를 포함한 기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)를 구성·운영한다.

② 심의회는 위원장 1명을 포함한 5명의 위원으로 구성하되, 본교 교직원 3명과 외부전문가 2명으로 한다.

③ 위원장은 기록관장이 되며, 심의회의 위원은 기록물 평가에 적합하다고 인정되는 본교 교직원 및 외부전문가를 기록관장의 추천으로 총장이 임명·위촉한다.

④ 위원의 임기는 2년으로 하되 연임할 수 있으며, 그 직을 지정한 경우에는 해당 직위 재직기간으로 한다.

⑤ 심의회에는 간사를 두며, 간사는 기록관 소속 직원 중에서 기록관장이 지정한다.

⑥ 심의회 회의는 위원장이 소집하며, 재적위원 3분의 2이상의 출석으로 개의하고 출석위원 3분의 2 이상의 찬성으로 의결한다.

⑦ 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.

1. 평가대상기록에 대한 심사결과의 적정성 여부

2. 기록물에 대한 보존기간 조정(재책정, 보류, 폐기)

3. 기타 기록물 평가와 관련하여 기록관의 장이 요청한 사항

⑧ 심의회는 필요에 따라 기록관장이 구성·운영한다.

⑨ 심의회의 위원장 및 위원은 기록물 평가와 관련하여 알게 된 사항이나 비밀을 사적인 이익을 위하여 이용하거나 누설하여서는 안 된다.

⑩ 외부위원이 회의에 출석한 때에는 예산의 범위에서 수당 및 기타 실비를 지급할 수 있다.


제8조
(보존시설 및 장비의 확보)
① 기록관장은 기록물의 안전한 보존·관리를 위하여 시행령 별표6에 따른 보존시설·장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.

② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 및 작업공간, 열람공간, 전시공간, 사무공간을 확보하여야 한다.


제9조
(기록관리시스템 및 장비구축)
① 기록관에는 모든 유형의 기록물을 효율적으로 관리 할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.

② 기록관리시스템은 전자기록생산시스템 및 중앙기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색·활용 등이 가능하도록 구축하여야 한다.

③ 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 하고, 승인받지 아니한 접근 및 폐기 등으로부터 시스템을 보호하는 방안을 수립·시행하고 백업과 복원기능을 구비하여야 한다.

④ 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약하여 유지·보수하게 할 수 있다.


제10조
(보안 및 재난대책)
① 기록관장은 기록관의 보존서고 및 전산실을 통제구역으로 지정하고, 무단 반출 등에 대비하여 출입내역을 관리하여야 한다.

② 제1항에 따른 통제구역은 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람·견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

③ 기록관장은 보안업무규정에 따라 보안관리를 철저히 하여야 한다.

④ 기록관장은 이관 받은 비밀기록물의 안전한 보존 및 관리를 위하여 비밀취급인가를 받은 자를 배치하고, 이중잠금장치가 있는 공간을 확보하여야 한다.

⑤ 기록관장은 기록관의 보존서고에 대한 화재 또는 천재지변 등의 비상사태에 대비하여 재난대비시설을 구비하고 재난대비계획을 수립하여 운영하여야 한다.


제11조
(기록물관리 실태점검 및 교육)
① 기록관장은 처리과의 기록물관리 실태를 정기적으로 점검하여야 한다.

② 기록관장은 처리과의 기록관리 실태를 점검한 결과 시정이 필요하다고 판단되는 경우에는 해당 처리과의 장에게 필요한 조치를 요청할 수 있다.

③ 기록관장은 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.

1. 보존서고 및 전산실의 각종 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 점검

2. 보존서고의 온·습도, 기록물의 오손 여부 및 해충발생 여부에 대한 점검

3. 보존 기록물의 열람 상황의 점검

4. 그 밖에 기록관 운영에 필요한 사항의 점검

④ 기록관장은 기록물관리 업무와 관련하여 처리과의 기록물관리책임자 또는 직원을 대상으로 교육을 실시할 수 있다.


제12조
(세부사항) 이 규정의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.


부칙
<제01338호, 2015.10.28>
이 규정은 공포한 날부터 시행한다.